Zien wat er verstuurd wordt
Parket Tree Herstelapp · e-mailvoorbeeld bij drie extra stappen
Voortaan zie je de e-mail vóórdat hij de deur uit gaat
Moniek gaf op 16 juni aan: “bij een opdracht bevestigen zien we niks.” Bij een aantal stappen verstuurde de app wel een e-mail, maar kon je niet zien wat erin stond of wie hem kreeg. Dat is nu opgelost voor de drie stappen waar het nog ontbrak.
1 Wat verandert er voor jullie
Bij drie stappen verstuurde de app een e-mail zonder dat je die van tevoren kon inzien. Vanaf nu opent er bij elk van die stappen eerst een venster met het volledige bericht.
In dat venster zie je vier dingen
Precies de regel die de ontvanger in zijn inbox ziet staan.
Iedere ontvanger met naam en e-mailadres. Ontbreekt een adres, dan staat er letterlijk bij dat die persoon geen mail ontvangt. Geen stille verrassingen achteraf.
Bijvoorbeeld de offerte en het inspectierapport als PDF.
Links pas je de begeleidende tekst aan, rechts zie je de mail direct meeveranderen. Wat je daar typt, is exact wat de ontvanger krijgt.
De ontvangerslijst in het voorbeeld is niet nagebouwd, maar komt uit dezelfde bron als de verzending zelf. Wat je in het voorbeeld ziet, is dus wat er werkelijk uitgaat: die twee kunnen niet uit elkaar lopen.
2 Opdracht bevestigen
Dit is de melding van Moniek. Bij het bevestigen van een project kreeg de hersteller een e-mail, maar je zag niet welke.
De e-mail gaat uitsluitend naar de hersteller die aan het project is toegewezen. De klant en de verzekeraar krijgen hier niets, en dat is nu ook zichtbaar in plaats van dat je het moet aannemen.
3 Offerte akkoord
Geldt voor beide routes: akkoord door de verzekeraar, en het interne akkoord (“offerte naar hersteller”).
Deze mail heeft drie ontvangers, en het voorbeeld benoemt ze alle drie:
- De hersteller, zodat hij het herstel kan inplannen.
- De verzekeraar. Staat er geen e-mailadres bij die verzekeraar, dan meldt het scherm dat expliciet: “geen e-mailadres bekend, ontvangt geen mail”.
- schade@parkettree.nl, als interne kopie.
Aan deze e-mail hangen twee PDF’s: de offerte en het inspectierapport. Het voorbeeld toont precies de bestanden die daadwerkelijk meegaan, en niet een vaste lijst. Zit er bijvoorbeeld nog geen inspectierapport bij een project, dan zie je dat meteen.
De verzekerde staat bewust niet in deze lijst. De offerte-afhandeling is een zaak tussen Parket Tree, de verzekeraar en de hersteller; die afspraak is ongewijzigd en wordt door de nieuwe schermen niet opgerekt.
4 Direct naar offerte
Bij het overslaan van de inspectie (“direct naar offerte”) vervalt een reeds geplande afspraak. Klant, hersteller en verzekeraar krijgen daar bericht van.
Ook deze stap toont nu het volledige bericht vooraf, met dezelfde vier onderdelen: onderwerp, ontvangers, bijlagen en de aanpasbare tekst. De drie ontvangers staan er met naam en adres bij.
Tijdens het testen op de testomgeving bleek het voorbeeld bij deze ene stap een andere kop te tonen dan de e-mail die daadwerkelijk werd verstuurd. Precies het soort verschil dat deze functie juist moet uitsluiten. Het is dezelfde dag hersteld en met een extra controle vastgelegd, zodat de kop van het voorbeeld en die van de echte e-mail niet opnieuw uit elkaar kunnen lopen.
5 Eén scherm juist wéggehaald
Bij “herstel afronden” stond een e-mailvoorbeeld met een tekstveld, terwijl daar sinds begin juli geen mail meer naar de klant gaat.
Dat was misleidend: je kon er een tekst intypen die vervolgens nergens terechtkwam. Het scherm is verwijderd. De twee andere berichten die aan deze stap hangen blijven gewoon werken: de melding aan de boekhouding, en bij “niet uitgevoerd” het bericht aan de schadebehandelaar, de planner en de hersteller.
6 Wat er bewust niet in zit
De automatische herinneringen die 's ochtends worden verstuurd als er niet gereageerd is, krijgen géén voorbeeld-scherm. Reden: die worden automatisch verstuurd, zonder dat iemand op een knop drukt. Er is dus geen moment waarop we je iets kunnen tonen.
De tekst van die herinneringen aanpasbaar maken is wél mogelijk, maar dat hoort bij het onderdeel over beheerbare e-mailteksten en is een aparte stap.
Verder blijven de interne berichten naar de taxatiebox zoals ze waren: die gaan naar één vast adres en worden per geval niet herschreven.